Colombia
Historia clínica odontológica en Colombia: qué exige la norma
En Colombia la historia clínica es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva (Resolución 1995 de 1999), que se conserva 15 años desde la última atención (Resolución 839 de 2017). La Ley 2015 de 2020 fija las reglas de la historia clínica electrónica, la Resolución 1888 de 2025 la interoperabilidad y la Resolución 948 de 2026 los RIPS como soporte de la factura electrónica de venta. Esta guía resume cada punto con su fuente.
Las reglas de historia clínica aplican a todo prestador de servicios de salud, incluido el consultorio odontológico particular. Si un consultorio particular debe enviar hoy el Resumen Digital de Atención (RDA) de la Resolución 1888 de 2025 depende del cronograma por fases que define el Ministerio de Salud; no lo damos por hecho en ningún sentido.
Verificado el 20 de agosto de 2026.
Requisitos de la historia clínica odontológica
Cada fila cita el artículo leído en el texto oficial. Donde solo pudimos consultar fuentes secundarias, lo decimos.
| Tema | Qué exige | Fuente |
|---|---|---|
| Naturaleza | Documento privado, obligatorio y sometido a reserva; cronológico; terceros solo con autorización del paciente o en los casos previstos por la ley. | Res. 1995 de 1999, art. 1.a; Ley 23 de 1981, art. 34 (esta última consultada en fuentes secundarias) |
| Apertura e identificación | Se abre en la primera atención; identificación con cédula, tarjeta de identidad, registro civil, pasaporte o cédula de extranjería; historia única por institución. | Res. 1995 de 1999, art. 6 |
| Diligenciamiento | Clara, legible, sin tachones, enmendaduras, intercalaciones, espacios en blanco ni siglas; cada anotación con fecha, hora, nombre completo y firma del autor. | Res. 1995 de 1999, art. 5 |
| Componentes | Identificación del usuario, registros específicos y anexos (consentimiento informado, retiro voluntario); las imágenes entregadas al paciente quedan con constancia firmada. | Res. 1995 de 1999, arts. 8 y 11 |
| Carta dental | La carta dental (odontograma) es obligatoria en la historia clínica odontológica. | Ley 38 de 1993 (consultada en fuentes secundarias) |
| Custodia y copia | Custodia a cargo del prestador; copia al paciente o su representante cuando la solicite; traslado con acta; en liquidación se entrega al usuario. | Res. 1995 de 1999, art. 13 |
| Acceso | El usuario, el equipo de salud, las autoridades judiciales y de salud y las demás personas que determine la ley, siempre bajo reserva. | Res. 1995 de 1999, art. 14 |
| Conservación | 15 años desde la última atención (5 en archivo de gestión y 10 en archivo central); se duplica para víctimas de violaciones de DDHH o DIH; permanente en casos de lesa humanidad. La eliminación exige avisos de prensa y procedimiento. | Res. 839 de 2017, arts. 3 a 5 (modifica el art. 15 de la Res. 1995, que decía 20 años) |
| Medios electrónicos | Permitidos. El software debe imposibilitar modificaciones una vez guardados los datos, impedir el acceso no autorizado, evitar la destrucción e identificar con exactitud quién, a qué hora y en qué fecha hizo cada registro (los códigos de acceso reemplazan firma y sello). | Res. 1995 de 1999, arts. 16 y 18 |
| Historia clínica electrónica | La persona es titular de su historia (art. 6) y solo ella autoriza terceros (7); no se modifica sin que quede registrada la modificación, ni siquiera para subsanar un error: se agrega el dato nuevo con fecha, hora, nombre e identificación, sin suprimir lo corregido (8, par. 1); entrega gratuita, completa y rápida por medio electrónico (9); presunción de autenticidad (10); divulgar es falta gravísima (12); plan de seguridad y privacidad de la información (13). | Ley 2015 de 2020, arts. 2, 6 a 10, 12 y 13 |
| Interoperabilidad | Resumen Digital de Atención (RDA) en HL7 FHIR, firmado digitalmente, con copia en el sistema del prestador y envío al finalizar cada atención; plazo de 6 meses desde el 15-oct-2025; alcance según los actores de la Res. 866 de 2021 y el cronograma por fases del Ministerio. | Res. 1888 de 2025, arts. 1 a 6 y anexo 3.2 |
| Datos de salud (habeas data) | Son datos sensibles: tratamiento con autorización explícita, salvo urgencia médica o sanitaria; derechos de habeas data; contrato de transmisión entre responsable y encargado. | Ley 1581 de 2012, arts. 5 y 6; Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.25.5.2 (consultados en fuentes secundarias) |
| RIPS y factura electrónica | Los RIPS son soporte de la factura electrónica de venta en salud, incluidos los servicios particulares; validación en el mecanismo único de validación con códigos CUPS y CIE-10. La habilitación exige historia clínica conforme. | Res. 948 de 2026 (deroga la Res. 2275 de 2023); Res. 1732 de 2026 (consultadas en fuentes secundarias) |
Mitos frecuentes
Mito: "La historia clínica se conserva 20 años."
Lo que dice la norma: Era el plazo original de la Res. 1995; la Res. 839 de 2017 lo cambió a 15 años desde la última atención.
Mito: "La historia clínica es propiedad de la clínica."
Lo que dice la norma: La persona es titular de la información (Ley 2015, art. 6); el prestador la custodia y debe entregar copia cuando se la pidan (Res. 1995, art. 13).
Mito: "Se puede cobrar por la copia."
Lo que dice la norma: La Ley 2015 (art. 9) ordena entrega gratuita, completa y rápida por medio electrónico.
Mito: "Si el doctor se equivocó, el software puede editar la nota."
Lo que dice la norma: No. El software debe imposibilitar modificaciones una vez guardado el dato (Res. 1995, art. 18) y toda corrección se agrega sin suprimir lo anterior (Ley 2015, art. 8).
Mito: "La historia clínica electrónica ya es obligatoria para todos."
Lo que dice la norma: La Ley 2015 obliga a interoperar y el papel no está prohibido como tal; el plazo práctico lo marcan las Res. 866 de 2021 y 1888 de 2025 por fases.
Mito: "Los RIPS solo aplican si facturo a EPS."
Lo que dice la norma: La Res. 948 de 2026 incluye los servicios particulares como soporte de la factura electrónica de venta.
Mito: "La carta dental la exige la Res. 1995."
Lo que dice la norma: La exige la Ley 38 de 1993; la Res. 1995 regula la historia clínica en general.
Cómo ayuda Revodent (solo lo que ya está construido)
Revodent está diseñado para apoyar el cumplimiento de la IPS o del consultorio. Estas son funciones disponibles hoy y el artículo al que se alinean:
- Entradas de historia clínica con autor, fecha y hora, que no se editan una vez guardadas; la corrección se hace por nota aclaratoria o enmienda enlazada que conserva el registro original.Res. 1995, art. 18; Ley 2015, art. 8
- Sin borrado físico: la baja de un registro es lógica, con motivo, autor y fecha.Res. 1995, art. 16; Res. 839 de 2017
- Bitácora de todo acceso a la historia clínica, incluidos los intentos denegados; roles con mínimo necesario; MFA obligatorio; aislamiento de datos por IPS.Res. 1995, arts. 16 y 18; Ley 2015, art. 13
- Retención configurada en 15 años para Colombia.Res. 839 de 2017, art. 3
- Identificación del paciente con cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad, registro civil, cédula de extranjería o PPT; odontograma FDI con hallazgos por pieza y superficie (la carta dental).Res. 1995, art. 6; Ley 38 de 1993
- Exportación de los datos de la clínica y descarga de los archivos del paciente para entregar copia de la historia.Ley 2015, art. 9; Res. 1995, art. 13
- Cifrado en tránsito y en reposo; contrato de encargado de tratamiento disponible a solicitud.Ley 2015, art. 13; Ley 1581 de 2012
Lo que Revodent no hace hoy
Para que no haya sorpresas:
- No genera RIPS ni factura electrónica de venta (DIAN); no es proveedor tecnológico de la DIAN.
- No genera ni envía el Resumen Digital de Atención (RDA) en HL7 FHIR a la plataforma de interoperabilidad.
- No firma con firma digital certificada (entidad de certificación de la Ley 527 de 1999); identifica al autor con usuario autenticado y MFA.
- No codifica procedimientos con CUPS de forma automática ni obligatoria.
- No inscribe a la clínica en el Registro Nacional de Bases de Datos ni redacta su política de tratamiento de datos: la clínica es la responsable y Revodent el encargado.
- No emite recetas digitales.
- No envía recordatorios por WhatsApp (en hoja de ruta, sin fecha comprometida).
Preguntas frecuentes
¿Cuántos años guardo la historia clínica odontológica?
15 años desde la última atención, según la Resolución 839 de 2017. Revodent la retiene 15 años.
¿De quién es la historia clínica?
El paciente es titular de la información (Ley 2015 de 2020); la clínica la custodia y debe entregar copia gratuita cuando se la soliciten.
¿Puedo corregir una evolución ya guardada?
No editándola. Se agrega la corrección con fecha, hora y autor, sin suprimir lo anterior. Revodent lo hace con enmiendas enlazadas.
¿Qué pasa con las historias si cierro el consultorio?
La Res. 1995 (art. 13) prevé entregar la historia al paciente o designar un custodio e informar a la secretaría de salud. En Revodent puedes pedir una exportación completa en cualquier momento.
¿Revodent genera RIPS o factura electrónica?
No hoy. Está en la hoja de ruta sin fecha comprometida; Revodent sí conserva los datos clínicos que los RIPS necesitan.
¿Revodent cumple la interoperabilidad de la Ley 2015?
No hoy: el envío del RDA a la plataforma IHCE no está construido. Revodent implementa algunos controles relacionados (trazabilidad, inalterabilidad, acceso del titular).
¿Quieres ver cómo se lleva la historia clínica en Revodent?
Prueba Revodent 30 días gratis, sin tarjeta y sin permanencia. Escríbenos y lo configuramos contigo.
Número internacional (+503)
Fuentes primarias consultadas
- Resolución 1995 de 1999, Ministerio de Salud
- Resolución 839 de 2017, Ministerio de Salud
- Ley 2015 de 2020 (Función Pública)
- Resolución 1888 de 2025, Ministerio de Salud
- Resolución 948 de 2026, Ministerio de Salud (contenido consultado en fuente secundaria)
Verificado el 20 de agosto de 2026.
Información general, no es asesoría legal. Las obligaciones descritas corresponden a la clínica como prestador de servicios de salud y responsable de los datos; Revodent actúa como proveedor y encargado del tratamiento. Revodent no cuenta con certificaciones oficiales de cumplimiento y no las afirma. Consulta a un abogado para tu caso. Verificado el 20 de agosto de 2026.